Dokumen fisik masih digunakan banyak organisasi, mulai dari kontrak, laporan keuangan, data karyawan, hingga berbagai dokumen administrasi. Meskipun sistem digital terus berkembang, banyak dokumen tetap perlu disimpan dalam bentuk fisik.
Namun, bila dokumen fisik tidak memiliki sistem penyimpanan yang rapi, dokumen akan sulit ditemukan, mudah rusak, atau bahkan hilang. Kondisi ini mengakibatkan pekerjaan menjadi kurang efisien dan meningkatkan risiko operasional.
Oleh karena itu, dibutuhkan box file arsip untuk menyimpan dokumen agar tetap rapi, aman, dan mudah dicari. Pada artikel ini, Anda akan mengetahui tanda-tanda organisasi sudah membutuhkan box file arsip serta tips memilih produk yang sesuai.
7 Tanda Organisasi Anda Sudah Membutuhkan Box File Arsip
1. Dokumen Sering Sulit Ditemukan
Jika tim sering kesulitan menemukan dokumen yang dibutuhkan karena tidak jelas lokasi penyimpanannya, berarti sistem pengarsipan sudah perlu diperbaiki. Waktu yang terbuang untuk mencari dokumen juga dapat menghambat pekerjaan sehari-hari.
2. Dokumen Disimpan di Tempat yang Tidak Sesuai
Dokumen yang diletakkan di laci meja, di atas lemari, di lantai, atau di sudut ruangan menunjukkan bahwa ruang penyimpanan yang tersedia sudah tidak lagi memadai. Akibatnya, berkas lebih mudah tercecer, tertindih, atau rusak.
3. Ada Dokumen yang Rusak, Berjamur, atau Lapuk
Dokumen yang mulai berjamur, lembap, atau lapuk menunjukkan bahwa cara penyimpanannya belum benar. Jika dibiarkan, kerusakan tersebut bisa bersifat permanen dan membuat dokumen tidak lagi dapat digunakan.
Baca panduan cara menyimpan dokumen untuk memahami faktor-faktor yang mempercepat kerusakan arsip.
4. Volume Dokumen Terus Bertambah Setiap Bulan
Setiap bulan pasti ada dokumen baru yang masuk, mulai dari laporan bulanan, kontrak baru, berkas kepegawaian, atau surat-menyurat. Jika tidak ada sistem yang menampung penambahan ini, kekacauan akan terus bertambah seiring waktu.
5. Proses Audit atau Akreditasi Selalu Memakan Waktu Lama
Jika tim membutuhkan waktu berhari-hari untuk mengumpulkan dokumen saat audit, itu menandakan sistem pengarsipan belum berjalan dengan baik. Padahal, sistem arsip yang rapi seharusnya memudahkan proses audit dan mempercepat pencarian dokumen.
6. Tidak Ada Sistem Penomoran atau Kategorisasi yang Konsisten
Dokumen tanpa pengelompokan yang jelas akan lebih sulit ditemukan saat dibutuhkan. Oleh karena itu, box file arsip sebaiknya menggunakan label yang konsisten supaya memudahkan tim menyimpan dan mencari dokumen.
7. Ruang Penyimpanan Terasa Tidak Pernah Cukup
Jika ruang arsip terasa penuh sementara dokumen terus bertambah, periksa kembali cara penyimpanannya. Box file arsip yang dapat ditumpuk membuat ruang penyimpanan lebih rapi dan memaksimalkan area yang tersedia.
Bagaimana Memilih Box File Arsip yang Tepat?
1. Sesuaikan Ukuran dengan Jenis Dokumen
Sebelum memilih box file, pastikan ukurannya sesuai dengan dokumen yang akan disimpan. Contohnya, dokumen berukuran A4 dan F4 membutuhkan ruang yang berbeda. Ukuran box yang tepat membuat dokumen tersimpan lebih rapi dan mudah diambil saat dibutuhkan.
Lihat panduan spesifikasi box dokumen untuk referensi ukuran standar yang umum digunakan.
2. Perhatikan Material Box
Material box file berpengaruh terhadap keamanan dokumen selama disimpan. Box berbahan karton memang lebih terjangkau, tetapi mudah rusak jika terkena kelembapan dan lebih rentan terhadap rayap.
Jika digunakan untuk penyimpanan jangka panjang, box berbahan PP board lebih tahan air, tidak mudah diserang rayap, dan lebih awet.
3. Pastikan Bisa Ditumpuk Secara Stabil
Box file yang dapat ditumpuk memanfaatkan ruang penyimpanan secara maksimal. Pilih box yang tetap kokoh saat disusun dalam keadaan penuh agar tumpukannya aman dan tidak mudah roboh.
4. Pilih yang Dilengkapi Sistem Labeling
Box dengan area label yang jelas di bagian depan atau samping memudahkan identifikasi isi tanpa harus membuka satu per satu. Ini mempercepat pencarian dan memudahkan pengelolaan arsip dalam skala besar.
5. Pertimbangkan Kebutuhan Jangka Panjang
Jangan hanya mempertimbangkan harga saat membeli box arsip. Box awet memang membutuhkan biaya cukup besar di awal, tetapi dapat digunakan bertahun-tahun sehingga lebih hemat dibanding harus sering mengganti box karton.
Baca perbandingan box arsip plastik untuk kalkulasi yang lebih konkret.
Mengapa Box File Arsip Berbahan PP Board Banyak Dipilih?
PP Board (Polypropylene Board) adalah lembaran plastik berongga berbahan polypropylene yang ringan, kuat, dan tidak menyerap air. Ada beberapa alasan bahan ini mulai banyak dipilih sebagai material utama untuk box arsip, di antaranya:
- Anti air dan tahan kelembapan. Material PP tidak menyerap cairan sehingga dokumen tetap kering meski ruang penyimpanan cenderung lembap.
- Tahan rayap dan jamur. Tidak mengandung bahan organik yang menjadi sumber makanan rayap, aman untuk penyimpanan arsip dalam jangka sangat panjang.
- Kuat dan tidak mudah penyok. Struktur PP board mempertahankan bentuknya bahkan saat ditumpuk dengan beban berat di atasnya.
- Mudah dibersihkan. Permukaan yang tidak berpori bisa dilap atau dicuci tanpa merusak material, menjaga kondisi box tetap bersih dan higienis.
- Reusable dan ekonomis jangka panjang. Satu box PP board bisa digunakan bertahun-tahun tanpa perlu diganti. Cek harga box arsip plastik untuk perbandingan kalkulasi biaya yang lebih detail.
- Ramah lingkungan. Terbuat dari material yang bisa didaur ulang, sejalan dengan komitmen sustainability organisasi.
Box Arsip ALVAboard, Solusi Penyimpanan Dokumen yang Tahan Lama dan Terpercaya
ALVAboard memproduksi box file arsip berbahan PP board yang dirancang untuk kebutuhan penyimpanan dokumen kantor, institusi, dan instansi pemerintah. Ada tiga varian box yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi Anda, yaitu:
Document Storage Flip (34 x 23 x 26 cm)
Box penyimpanan dokumen dengan penutup flip yang praktis dan mudah dibuka tutup. Dilengkapi lubang pegangan di sisi kiri dan kanan untuk kemudahan pemindahan.
Cocok untuk dokumen A4 dan F4. Tersedia dalam warna hitam dan putih. Ketebalan 3 mm, dikirim dalam bentuk flat.
Pesan sekarang via Shopee ALVAboard!
Archive Storage ANRI (37 x 19 x 27 cm)
Box arsip yang memenuhi standar pengelolaan arsip nasional sesuai ketentuan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Dirancang khusus untuk instansi pemerintah, lembaga pendidikan, dan organisasi yang terikat regulasi pengarsipan resmi.
Dilengkapi lubang akses di bagian samping untuk identifikasi tanpa harus mengeluarkan box dari rak. Ketebalan 3 mm, tersedia dalam warna hitam dan putih.
Pesan sekarang di Shopee ALVAboard!
File / Document Storage (36,5 x 26,5 x 24 cm)
Box penyimpanan berkas dan alat tulis kantor dengan tutup yang tertutup rapat dan pegangan yang nyaman. Dimensinya ideal untuk dokumen A4, map, folder, dan ATK. Bisa ditumpuk secara stabil di atas rak. Tersedia dalam warna hitam, putih, dan merah putih. Ketebalan 4 mm.
Pesan sekarang juga di Shopee ALVAboard!
Ketiga varian memiliki keunggulan yang sama, yakni lebih kuat dari karton, tahan rayap dan jamur, anti sobek, mudah dibersihkan, dan tahan lama untuk penggunaan jangka panjang.
Tersedia untuk pemesanan satuan maupun massal, dengan opsi custom ukuran dan warna untuk kebutuhan spesifik institusi Anda. Lihat juga berbagai aplikasi produk dan solusi sistem penyimpanan lainnya dari ALVAboard.
Yuk, konsultasikan kebutuhan box dokumen untuk organisasi Anda bersama tim ALVAboard via WhatsApp +6287793102838 sekarang juga!
