Dokumen yang tersimpan rapi hari ini bisa menjadi berkas yang sangat dibutuhkan beberapa tahun ke depan. Namun, tanpa cara penyimpanan yang tepat, dokumen tersebut justru berisiko berjamur, lapuk, atau rusak sebelum benar-benar dibutuhkan.
Kerusakan dokumen seperti data penting, kontrak legal, atau catatan administrasi yang hilang bisa mengganggu operasional bisnis maupun proses akreditasi institusi. Karena itu, Anda perlu memahami cara menyimpan dokumen yang benar.
Penyebab Dokumen Berjamur dan Rusak
Sebelum membahas solusinya, pahami dulu akar masalah yang sering menyebabkan dokumen rusak, di antaranya:
- Kelembapan tinggi. Ruangan dengan tingkat kelembapan tinggi menjadi lingkungan ideal bagi pertumbuhan jamur. Kertas yang menyerap kelembapan dari udara sekitar perlahan mulai menguning dan berbau apek sebelum akhirnya berjamur.
- Sirkulasi udara yang buruk. Ruang arsip tanpa ventilasi memadai menyebabkan udara lembap terperangkap dalam waktu lama. Kondisi ini memperparah risiko pertumbuhan jamur.
- Penyimpanan di tempat yang tidak sesuai. Menyimpan dokumen di lantai, dekat dinding lembap, atau di ruangan tanpa sirkulasi udara yang baik mempercepat proses kerusakan, bahkan untuk dokumen yang baru disimpan beberapa bulan.
- Penggunaan wadah yang tidak tepat. Box karton yang menyerap kelembapan justru memperburuk kondisi dokumen di dalamnya. Alih-alih melindungi, wadah malah menjadi media yang mempercepat pertumbuhan jamur dan rayap.
Cara Menyimpan Dokumen Agar Tidak Berjamur dan Rusak
1. Simpan di Tempat Kering dan Berventilasi Baik
Pilih ruangan dengan sirkulasi udara baik dan jauh dari sumber kelembapan, seperti dinding basah atau area yang sering terkena air. Jika memungkinkan, gunakan dehumidifier untuk menjaga tingkat kelembapan ruangan tetap stabil.
2. Gunakan Wadah Penyimpanan yang Tepat
Pilih wadah penyimpanan yang mampu melindungi dokumen dari risiko lembap, debu, rayap, dan kontaminan lain di area gudang. Hindari wadah yang mudah menyerap air atau cepat rusak, karena dapat membuat dokumen menguning, berjamur, bahkan sobek saat disimpan dalam waktu lama.
Salah satu material yang bisa dipertimbangkan adalah PP board atau Polypropylene board. Material ini memiliki karakteristik ringan, kuat, tidak menyerap air, tahan terhadap kelembapan, serta tidak menarik rayap.
Selain itu, box PP board juga dapat digunakan berulang kali sehingga lebih efisien untuk kebutuhan penyimpanan jangka panjang.
Ukurannya pun bisa disesuaikan dengan rak, lemari arsip, atau kebutuhan penyimpanan dokumen di gudang maupun kantor.
3. Gunakan Box Arsip Berkualitas
Gunakan box arsip yang dapat melindungi dokumen selama disimpan di gudang atau ruang arsip dalam waktu lama. Box arsip yang berkualitas akan melindungi dokumen dari kelembapan, benturan, maupun hama seperti rayap.
Salah satu pilihan yang bisa digunakan adalah box arsip PP board. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, material ini anti terhadap air dibanding kardus biasa sehingga mengurangi risiko dokumen lembap, menguning, atau berjamur.
Selain itu, PP board juga tidak mudah sobek, lebih kokoh, dan tidak menarik rayap, lebih aman untuk penyimpanan dokumen penting.
5. Terapkan Sistem Penyimpanan yang Rapi
Dokumen sebaiknya disusun dengan sistem yang jelas agar mudah ditemukan saat dibutuhkan. Anda bisa mengelompokkan dokumen berdasarkan tanggal, jenis dokumen, nama klien, nomor arsip, proyek, atau departemen terkait.
Selain itu, gunakan label pada setiap box arsip agar isi dokumen mudah dikenali. Label bisa berisi nama kategori, periode penyimpanan, kode arsip, atau informasi penting lainnya.
6. Lakukan Pemeriksaan Berkala
Periksa kondisi ruang arsip dan dokumen secara rutin, minimal beberapa bulan sekali. Pemeriksaan berkala membantu mendeteksi tanda-tanda kelembapan, jamur, atau kerusakan sejak dini, sebelum masalahnya menyebar ke dokumen lain di sekitarnya.
Jaga Dokumen Penting Anda dengan Box Arsip PP Board ALVAboard!
Di antara berbagai material yang tersedia, box arsip berbahan PP board menawarkan perlindungan menyeluruh untuk kebutuhan penyimpanan dokumen jangka panjang.
Salah satu produsen box arsip berbahan PP board yang sudah berpengalaman dan terpercaya adalah ALVAboard!
Dengan pabrik berpusat di Tangerang, ALVAboard melayani pembelian box arsip baik untuk kebutuhan satuan maupun pembelian massal. Box arsip ALVAboard juga sipa kirim ke seluruh Indonesia!
Tersedia tiga varian box arsip yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi Anda, yaitu:
Document Storage Flip (34 x 23 x 26 cm)
Kotak penyimpanan dokumen dan berkas dengan penutup flip yang praktis. Terdapat lubang pegangan di sisi kiri dan kanan sehingga mudah dipindahkan.
Spesifikasi: ukuran 34 x 23 x 26 cm, tebal 3 mm, warna hitam dan putih, cocok untuk dokumen A4 dan F4, dikirim dalam bentuk flat.
Harga: Rp 33.630 – Rp 36.670.
Pesan sekarang via Shopee ALVAboard!
Archive Storage ANRI (37 x 19 x 27 cm)
Box arsip yang memenuhi standar pengelolaan arsip nasional sesuai ketentuan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Dirancang untuk kebutuhan instansi pemerintah, lembaga pendidikan, dan organisasi yang wajib mengikuti regulasi pengarsipan resmi.
Spesifikasi: ukuran 37 x 19 x 27 cm, tebal 3 mm, warna putih, standar ukuran ANRI, dikirim dalam bentuk flat.
Harga: Rp 21.565 – Rp 37.288.
Pesan sekarang di Shopee ALVAboard!
File / Document Storage (36,5 x 26,5 x 24 cm)
Kotak penyimpanan berkas kantor dengan tutup yang tertutup rapat dan pegangan yang nyaman di tangan. Ukurannya pas untuk dokumen A4, map, dan folder, serta bisa disusun bertumpuk dengan stabil di atas rak.
Spesifikasi: ukuran 36,5 x 26,5 x 24 cm, tebal 4 mm, warna putih, cocok untuk kertas folio, dikirim dalam bentuk flat.
Harga Rp 40.470.
Pesan sekarang juga di Shopee ALVAboard!
Semua produk terbuat dari PP board premium yang anti rayap, tahan jamur, anti sobek, mudah dibersihkan, dan tahan lama.
Jika butuh pembelian dalam jumlah besar atau butuh kustom ukuran, warna, dan desain, tersedia skema harga khusus yang bisa dikonsultasikan langsung dengan tim ALVAboard!
Lihat juga pilihan box file plastik lainnya dan sistem penyimpanan yang tersedia.
Yuk, hubungi tim ALVAboard via WhatsApp +6287793102838 sekarang juga dan dapatkan penawaran harga terbaiknya!
