Kearsipan Sistem Abjad dan Pertimbangan Memilih Box File Arsip yang Tepat

Sebuah organisasi berupa perusahaan, lembaga pemerintahan, sekolah atau lingkungan universitas biasanya akan bergantung pada data-data dokumentasi yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran. Agar dokumen-dokumen yang sudah tercetak tidak tercecer, maka diperlukan box file arsip kardus yang aman untuk menyimpan dokumen. 

Berikut merupakan pembahasan menarik tentang kearsipan sistem abjad dan pertimbangan untuk memilih box file kardus arsip yang aman untuk menyimpan dokumen. 

Baca juga: ALVAboard Box Dus Kotak Arsip Dokumen File Kantor

Kearsipan Sistem Abjad

Sebuah dokumen perlu diarsipkan karena data yang tertera pada dokumen tersebut dapat berarti urgensi untuk kebutuhan sebuah organisasi baik di masa kini maupun di masa mendatang. Hal itu sejalan dengan ungkapan bahwa arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan terutama yang berkaitan dengan data atau informasi dan arsip menyimpan berbagai sumber informasi penting bagi setiap kegiatan atau aktivitas kantor sehari-hari (Moekijat, 2002:75).

Dalam pengelolaan dokumen dan arsip, sistem kearsipan yang efisien dan terorganisir menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Salah satu metode yang umum digunakan adalah sistem kearsipan berdasarkan abjad. Dalam sistem ini, dokumen atau arsip dikelompokkan berdasarkan urutan abjad, yang memudahkan pencarian dan pemulihan informasi yang dibutuhkan.

Dikutip dari laman resmi Universitas Negeri Semarang, kearsipan sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad. 

JIka disimpulkan, sistem kearsipan abjad adalah salah satu metode pengarsipan yang menggunakan urutan abjad dalam pengelompokkan dan pengaturan dokumen. Dalam sistem ini, dokumen-dokumen diurutkan berdasarkan nama atau judulnya, dimulai dari huruf pertama atau kata pertama, kemudian diikuti dengan huruf atau kata kedua, dan seterusnya. Setiap kelompok dokumen ditempatkan dalam wadah atau kotak yang sesuai dengan huruf atau kata awal yang menjadi acuan dalam pengurutan.

Langkah-langkah penyimpanan kearsipan sistem abjad

Penyimpanan arsip dengan sistem kearsipan abjad melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan dokumen atau arsip tersimpan dengan teratur dan dapat diakses dengan mudah. Berikut adalah langkah-langkah penyimpanan arsip dengan sistem kearsipan abjad:

1. Identifikasi dan klasifikasi dokumen: Langkah pertama adalah mengidentifikasi jenis dokumen yang akan disimpan dan mengklasifikasikannya berdasarkan abjad. Misalnya, jika Anda memiliki dokumen-dokumen seperti surat, kontrak, atau laporan, Anda dapat mengelompokkannya berdasarkan awalan alfabet pertama.
2. Persiapkan box file arsip: Pilih box file arsip yang sesuai dengan ukuran dan kapasitas dokumen yang akan disimpan. Pastikan box file arsip tersebut terbuat dari bahan yang tahan lama dan kokoh. Juga, pastikan box file arsip memiliki label yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi isi dokumen di dalamnya.
3. Urutkan dokumen berdasarkan urutan abjad: Setelah memiliki box file arsip, urutkan dokumen atau arsip berdasarkan urutan abjad. Misalnya, dokumen dengan awalan “A” ditempatkan di bagian awal, diikuti oleh dokumen dengan awalan “B,” dan seterusnya. Anda dapat menggunakan pengelompokan berdasarkan huruf pertama dalam nama dokumen atau berdasarkan kategori abjad lainnya yang Anda tetapkan.
4. Labeling box file arsip: Pastikan untuk memberi label pada setiap box file arsip dengan jelas dan terbaca. Gunakan label yang mencerminkan kategori abjad yang terkait dengan dokumen yang ada di dalamnya. Hal ini akan memudahkan identifikasi dan pencarian dokumen di masa depan.
5. Catat daftar inventaris: Buat daftar inventaris atau daftar isi yang mencatat dokumen atau arsip yang disimpan dalam setiap box file arsip. Daftar ini dapat mencakup informasi seperti judul dokumen, nomor referensi, tanggal, dan deskripsi singkat. Ini akan membantu dalam mencari dokumen yang spesifik di kemudian hari.
6. Simpan dengan rapi: Tempatkan dokumen atau arsip di dalam box file arsip dengan rapi. Pastikan dokumen berada dalam urutan abjad yang benar dan terorganisir dengan baik. Jangan lupa untuk menutup box file arsip dengan baik setelah dokumen dimasukkan.
7. Pemeliharaan dan pemulihan: Jaga kebersihan dan kondisi box file arsip secara teratur. Hindari paparan kelembaban, debu, atau bahaya lainnya yang dapat merusak dokumen. Jika ada kebutuhan untuk mengambil atau mengganti dokumen, pastikan untuk mengembalikan dokumen ke tempat semula setelah selesai.

Keamanan dan keandalan suatu sistem kearsipan bergantung pada praktik pengelolaan dan pengaturan arsip dan pemilihan box file arsip yang baik dan tepat. Memiliki kebijakan kearsipan yang terstruktur, pencatatan yang akurat, dan aksesibilitas yang baik juga merupakan faktor penting dalam menjaga keamanan dan keteraturan arsip.

Salah satu jenis box file arsip yang aman dan cocok digunakan dengan memakai  sistem kearsipan abjad adalah box file arsip ALVAboard. Box file arsip ALVAboard adalah kardus arsip yang terbuat dari bahan plastik polypropylene berkualitas tinggi, yang memiliki daya tahan yang baik. 

Terdapat tiga varian box file arsip ALVA board yang aman untuk menyimpan dokumen ialah sebagai berikut:

1. Box File Kardus Arsip Standar BI Dus File Kotak File Dus (Archive Box) Ukuran 370 x 190 x 270 mm
2. Box File Kardus Arsip Standar BI Dus File Kotak File Dus (Archive Box) Ukuran 370 x 190 x 270 mm
3. Box File Kardus Arsip Standar BI Dus File Kotak File Dus (Archive Box) Ukuran 370 x 190 x 270 mm

Ketiga varian tersebut dirancang khusus untuk menyimpan dan melindungi dokumen-dokumen arsip dari debu, kelembaban, sinar matahari, tahan air, anti jamur dan rayap sehingga arsip yang disimpan menjadi lebih terjamin keamanannya.

Baca juga: Atasi Masalah Kearsipan dengan Inovasi Kardus Arsip Ramah Lingkungan

Keunggulan box file arsip ALVAboard

Berikut merupakan keunggulan box file arsip ALVAboard:

• Daya tahan: Bahan kardus ALVAboard yang kuat dan tahan lama melindungi dokumen dari kerusakan fisik dan benturan.
• Perlindungan dari lingkungan: Box kardus ini dapat menghalangi paparan sinar matahari langsung dan kelembaban yang berlebihan, menghindari arsip dari serangan rayap dan jamur sehingga dapat menjaga dokumen tetap aman dan terjaga kualitasnya.
• Kemudahan penggunaan: Box kardus arsip ALVAboard dirancang dengan ukuran yang sesuai untuk penyimpanan dokumen standar bahkan terdapat varian box file arsip yang sesuai dengan standar Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Hal ini tentunya akan memudahkan pengaturan dan pengambilan dokumen.
• Dapat diberi label untuk memudahkan pengelolaan sistem kearsipan abjad
• Labelisasi yang baik: Box kardus ini memiliki permukaan yang rata dan cocok untuk menempelkan label dengan jelas, sehingga memudahkan identifikasi dan pencarian dokumen.
• Ramah lingkungan: Kardus ALVAboard terbuat dari bahan plastik polypropylene daur ulang berkualitas unggul yang dapat digunakan berulang kali.

Wujudkan sistem kearsipan abjad yang tepat dan aman dengan menggunakan box arsip file dari ALVAboard yang dapat dibeli di Tokopedia, Shopee, BliBli, Bukalapak, Tiktok Shop, Paxel Market dan Lazada. Pembelian secara offline juga dapat dilakukan dengan cara menghubungi WhatsApp 087793102838.