Atasi Masalah Kearsipan dengan Inovasi Kardus Arsip Ramah Lingkungan

Problematika dalam mengatasi masalah kearsipan seringkali membuat perusahaan harus berpikir keras agar pengelolaan kearsipan dapat berjalan dengan baik, tertib dan sistematis. Apakah kantor anda saat ini tengah berpikir dan ingin selangkah lebih maju dalam sistem pengelolaan kearsipan? Simak ulasan berikut agar mengetahui cara atasi masalah kearsipan yang efektif, efisien dan aman. 

Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli

Kersipan adalah proses mengelola dokumen-dokumen yang berkenaan dengan arsip. Sementara itu, menurut para ahli administrasi berikut adalah pengertian kearsipan menurut para ahli:

The Liang Gie

Odgers

Ig Wursanto

Jenis-jenis Arsip

• Financial record: Catatan atau dokumen data yang berkaitan dengan masalah keuangan. Contohnya kuitansi, giro dan cek dan sebagainya.
• Inventory record: Catatan atau dokumen data yang berkaitan dengan jumlah barang, merek, ukuran dan harga dan sebagainya.
• Personal record: Catatan yang berkenaan dengan arsip personal yang biasanya di perusahaan hal ini berkaitan dengan dokumen kepegawaian. Contohnya surat lamaran kerja, daftar riwayat hidup atau portofolio dan dokumen absensi dan sebagainya.
• Sales record: Catatan atau dokumen arsip yang terkait dengan daftar agen distributor dan daftar penjualan barang dan sebagainya.
• Production record: Arsip atau dokumen yang berisi tentang misalnya jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan, data produksi barang atau jasa dan sebagainya. 

Permasalahan yang sering dihadapi saat mengelola arsip

Dikutip dari laman Jaringan Informasi Kearsipan Provinsi Banten Menurut E. Martono, kendala dalam pengelolaan arsip pada umumnya dihadapi setiap lembaga atau instansi antara lain:

• Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai hingga akhirnya tugas-tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.
• Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan pegawai berpendidikan sekolah dasar. Pegawai kearsipan yang kurang cakap dan kurang terbimbing secara teratur mengakibatkan tidak dapat mengimbangi perkembangan dalam bidang kearsipan.
• Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
• Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu kantor/organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya secara tidak seragam serta tidak ada tujuan yang jelas.
• Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara peminjaman arsip di masing-masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip, tanpa adanya peraturan yang jelas.
• Penggunaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak lainnya yang membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan.
• Sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum /kurang terampil.
• Belum direncanakannya penyusutan arsip di unit operasional, maupun di kantor secara menyeluruh yang mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk dan tidak dapat tertampung lagi.
• Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari pengawasan (karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya).

Proses Pengamanan Arsip

Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengamankan arsip adalah sebagai berikut :

• Pastikan untuk selalu mengunci lemari dan ruang arsip agar tehindar dari pencurian atau sabotase data. Selain itu. amankan arsip dengan cara memastikan bahwa hanya petugas ruang arsip yang berhak untuk masuk ke area ruang arsip dengan memberikan label di pintu ruang arsip yang menginstruksikan “SELAIN PETUGAS DILARANG MASUK”.
• Mensosialisasikan bahwa dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 11 telah disebutkan sanksi hukum terhadap orang yang dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. Juga terhadap orang yang menyimpan arsip dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun.
• Melakukan laminasi, mengatur kelembaban/kekeringan dan suhu udara ruang arsip dan melakukan pest control di area ruang arsip.