Setiap box dokumen memiliki fungsi yang berbeda. Ada yang lebih cocok untuk penyimpanan sementara, ada pula yang dirancang untuk arsip jangka panjang. Ukurannya juga perlu disesuaikan dengan jenis dokumen, seperti A4 atau F4, agar penyimpanan lebih rapi dan aman.
Artikel ini membahas tujuh hal yang perlu diperhatikan sebelum membeli box dokumen agar Anda dapat memilih produk yang sesuai dengan kebutuhan sejak awal.
7 Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Membeli Box Dokumen
1. Jenis dan Format Dokumen yang Akan Disimpan
Sebelum membeli box dokumen, tentukan terlebih dahulu jenis dokumen yang akan disimpan, seperti A4, F4, map tebal, atau folder gantung. Setiap jenis dokumen membutuhkan ukuran box yang berbeda.
Ukuran box yang tidak sesuai dapat menyulitkan penyimpanan. Box yang terlalu besar membuat dokumen mudah bergeser, sedangkan box yang terlalu kecil dapat membuat dokumen tertekuk atau tidak muat.
Karena itu, pilih box dengan ukuran yang sedikit lebih besar dari dokumen yang paling sering disimpan agar dokumen tetap rapi dan mudah diambil saat dibutuhkan.
Baca panduan spesifikasi box dokumen untuk referensi ukuran standar yang umum digunakan.
2. Material Box
Material box dokumen memengaruhi daya tahannya serta kemampuan melindungi arsip di dalamnya. Karena itu, memilih material yang tepat sama pentingnya dengan memilih ukuran box.
Box berbahan karton memang lebih terjangkau, tetapi mudah rusak jika terkena kelembapan dan lebih rentan terhadap rayap.
Untuk penyimpanan arsip jangka panjang, PP board menjadi pilihan yang lebih baik karena tahan air, tidak mudah diserang rayap, dan tetap kokoh meski digunakan dalam waktu lama.
3. Ketahanan terhadap Kondisi Lingkungan
Di mana box dokumen akan disimpan? Ruang arsip yang lembap, gudang dengan sirkulasi udara terbatas, atau ruangan ber-AC yang kering semuanya memerlukan pertimbangan yang berbeda.
Box yang digunakan di lingkungan lembap harus terbuat dari material yang tidak menyerap air dan tidak mendukung pertumbuhan jamur. Sementara untuk ruangan dengan kondisi ideal, lebih banyak pilihan material yang bisa dipertimbangkan.
Namun, sebaiknya hindari memilih box berdasarkan kondisi ideal. Pilih berdasarkan kondisi terburuk yang mungkin terjadi di ruang penyimpanan Anda.
Baca juga panduan cara menyimpan dokumen untuk memahami faktor lingkungan yang mempengaruhi keawetan arsip.
4. Kapasitas dan Kemampuan Stacking
Berapa banyak dokumen yang akan ditampung per box? Dan apakah box perlu ditumpuk di rak atau lemari arsip?
Box dengan kapasitas yang terlalu kecil berarti lebih banyak box yang dibutuhkan, lebih banyak ruang yang terpakai, dan proses pencarian yang lebih panjang. Sebaliknya, box yang terlalu besar menjadi berat dan sulit dipindahkan ketika penuh berisi dokumen.
Untuk kebutuhan stacking, pastikan box yang dipilih mempertahankan bentuknya di bawah tekanan tumpukan. Box yang mulai penyok atau berubah bentuk saat ditumpuk akan menciptakan tumpukan tidak stabil dan berisiko rubuh.
5. Sistem Labeling dan Identifikasi
Box dokumen yang tidak bisa diberi label dengan jelas akan memperlambat proses pencarian. Pastikan box yang dipilih memiliki area label yang cukup, baik berupa slot kartu label, area datar untuk stiker, atau permukaan yang bisa ditulis langsung.
Untuk organisasi dengan volume arsip besar, sistem koding warna per departemen atau per tahun bisa sangat mempercepat identifikasi. Pilih box yang tersedia dalam beberapa pilihan warna jika sistem koding visual ini sesuai untuk kebutuhan Anda.
6. Kemudahan Penggunaan Sehari-hari
Box yang sulit dibuka, terlalu berat saat penuh, atau tidak memiliki pegangan yang memadai akan memperlambat operasional arsip setiap harinya. Perhatikan desain tutup, apakah mudah dibuka tutup dengan satu tangan, apakah pegangan ergonomis dan nyaman saat membawa box yang penuh.
Selanjutnya untuk arsip yang sering diakses, prioritaskan desain yang memudahkan pengambilan cepat. Untuk arsip yang jarang dibuka namun perlu terlindungi dengan baik, pilih box dengan tutup yang rapat.
7. Efisiensi Biaya Jangka Panjang
Saat membeli box dokumen, jangan hanya melihat harga per unit. Pertimbangkan juga biaya yang dikeluarkan selama box tersebut digunakan.
Misalnya, box karton seharga Rp15.000 yang harus diganti setiap empat bulan akan menghabiskan sekitar Rp45.000 dalam setahun.
Sebaliknya, box berbahan PP board seharga Rp50.000 yang dapat digunakan hingga tiga tahun hanya memerlukan biaya sekitar Rp16.700 per tahun.
Dengan begitu, PP board lebih hemat untuk penggunaan jangka panjang sekaligus memberikan perlindungan yang lebih baik bagi dokumen.
Cek harga box arsip plastik untuk perbandingan kalkulasi yang lebih lengkap.
Checklist Sebelum Membeli Box Dokumen
Sebelum memesan, pastikan semua poin berikut sudah terjawab:
- ☐ Format dokumen yang akan disimpan sudah diidentifikasi (A4, F4, atau lainnya)
- ☐ Dimensi internal box sesuai dengan format dokumen
- ☐ Material box sesuai dengan kondisi lingkungan penyimpanan
- ☐ Kapasitas box proporsional dengan volume dokumen per kategori
- ☐ Box bisa ditumpuk secara stabil dalam kondisi berisi
- ☐ Ada area label yang jelas di bagian luar box
- ☐ Desain tutup dan pegangan memudahkan penggunaan sehari-hari
- ☐ Sudah menghitung total biaya penggunaan jangka panjang, bukan hanya harga per unit
- ☐ Supplier bisa menyediakan custom ukuran atau warna jika dibutuhkan
Box Dokumen ALVAboard, Solusi Arsip yang Kuat, Rapi, dan Tahan Lama
ALVAboard menyediakan box dokumen berbahan PP board premium yang dirancang untuk kebutuhan penyimpanan arsip kantor, institusi, dan instansi pemerintah. Tersedia tiga varian yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi Anda, yakni:
Document Storage Flip
Ukuran 34 x 23 x 26 cm dengan ketebalan 3 mm. Tersedia dalam warna hitam dan putih. Cocok untuk dokumen A4 dan F4. Dilengkapi penutup flip yang praktis dan lubang pegangan di kedua sisi untuk kemudahan pemindahan.
Pesan sekarang via Shopee ALVAboard!
Archive Storage ANRI
Ukuran 37 x 19 x 27 cm dengan ketebalan 3 mm. Tersedia dalam warna hitam dan putih. Mengikuti standar ukuran ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
Direkomendasikan untuk instansi pemerintah, lembaga pendidikan, dan organisasi yang terikat regulasi pengarsipan resmi.
Pesan sekarang di Shopee ALVAboard!
File / Document Storage
Ukuran 36,5 x 26,5 x 24 cm dengan ketebalan 4 mm. Tersedia dalam warna hitam, putih, dan merah putih. Cocok untuk kertas folio, dengan tutup yang tertutup rapat dan desain yang bisa disusun bertumpuk dengan stabil di atas rak.
Pesan sekarang juga di Shopee ALVAboard!
Ketiga varian dikirim dalam bentuk flat dan bisa dikustomisasi ukurannya jika kebutuhan spesifik organisasi Anda tidak terpenuhi oleh ukuran standar yang tersedia.
Lihat juga berbagai aplikasi produk dan solusi sistem penyimpanan lainnya dari ALVAboard.
Yuk, konsultasikan kebutuhan box dokumen untuk organisasi Anda bersama tim ALVAboard via WhatsApp +6287793102838 sekarang juga!
