Dokumen yang tidak tersimpan dengan baik sering dianggap sepele. Sampai akhirnya audit datang, dokumen penting tidak bisa ditemukan, atau arsip rusak karena kelembapan.
Agar meminimalisir hal tersebut terjadi, kita harus memilih sistem penyimpanan dokumen berupa box yang tepat. Sebab, jenis material, dimensi, dan fitur box menentukan keamanan dokumen tersimpan dan kemudahan diakses saat dibutuhkan.
Jenis Box Dokumen yang Umum Digunakan
1. Box Dokumen Karton
Box karton banyak digunakan karena harganya murah dan mudah didapat. Jenis box ini sangat direkomendasikan untuk kebutuhan penyimpanan jangka pendek atau sementara.
Namun, box ini kurang ideal untuk kebutuhan arsip jangka panjang. Sebab, karton menyerap kelembapan dari udara sekitar dan kehilangan kekuatan strukturalnya seiring waktu.
Pada lingkungan yang lembap dan dalam jangka waktu panjang, karton bisa menjadi tempat berkembangnya jamur dan rayap yang merusak dokumen di dalamnya.
2. Box Dokumen Plastik PP Board
Box file berbahan polypropylene corrugated (PP board) adalah alternatif yang jauh lebih tahan lama dibanding karton.
Material PP tidak menyerap air, tidak mudah sobek, tahan terhadap jamur dan rayap, serta mempertahankan bentuknya bahkan setelah digunakan berulang kali.
Selain itu, permukaan PP yang tidak berpori mudah dilap atau dicuci untuk menjaga kebersihan. Jadi, jauh lebih higienis untuk penyimpanan dokumen penting yang harus dijaga kondisinya dalam jangka waktu lama.
3. Box Arsip Standar ANRI
Box arsip berstandar ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) didesain khusus untuk memenuhi standar pengelolaan arsip resmi yang ditetapkan pemerintah.
Dimensi dan spesifikasinya mengikuti standar yang sudah ditentukan agar kompatibel dengan sistem pengarsipan institusional.
Box jenis ini wajib digunakan oleh instansi pemerintah dan lembaga yang terikat regulasi pengelolaan arsip nasional.
Jika untuk kebutuhan ini, material yang digunakan sebaiknya PP board agar arsip tetap terlindungi dalam jangka panjang.
Pesan box arsip ANRI di Shopee ALVAboard!
4. Box Dokumen dengan Tutup
Box dokumen dengan tutup memberikan perlindungan ekstra terhadap debu, kelembapan, dan kontaminan dari luar.
Tutup yang rapat memastikan dokumen di dalam box tetap dalam kondisi bersih, meski box disimpan di rak terbuka dalam waktu lama.
5. Box Dokumen Custom
Jenis box custom digunakan apabila penggunaannya butuh ukuran, warna, atau fitur tambahan khusus. Biasanya dipesan oleh perusahaan atau organisasi tertentu yang memiliki volume arsip besar dengan kebutuhan dimensi atau sistem koding warna khusus.
Perbandingan Jenis Box Dokumen: Karton vs PP Board
| Aspek | Karton | PP Board |
| Daya tahan | Rendah | Tinggi |
| Tahan air & lembap | Tidak | Ya |
| Tahan rayap & jamur | Tidak | Ya |
| Umur pakai | Pendek | Panjang |
| Reusable | Tidak | Ya |
| Mudah dibersihkan | Tidak | Ya |
| Efisiensi biaya jangka panjang | Rendah | Tinggi |
| Cocok untuk arsip jangka panjang | Tidak | Ya |
Cara Memilih Box Dokumen yang Tepat
1. Sesuaikan dengan Jenis Dokumen
Dokumen harian yang sering diakses membutuhkan box yang mudah dibuka dan memiliki pegangan ergonomis.
Dokumen arsip jangka panjang membutuhkan box dengan perlindungan maksimal terhadap kelembapan dan hama.
Sementara dokumen legal atau institusional mungkin perlu memenuhi standar tertentu seperti standar ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
2. Pertimbangkan Durabilitas Material
Khusus penyimpanan jangka panjang, lebih disarankan menggunakan material PP board atau papan plastik berongga.
Sebab, materialnya tidak terdegradasi oleh kelembapan, tidak menarik perhatian rayap, dan mempertahankan kekuatan strukturalnya bahkan setelah bertahun-tahun digunakan.
Pelajari lebih lanjut perbandingan box arsip PP vs karton untuk memahami perbedaannya.
3. Pilih Ukuran yang Sesuai
Box yang terlalu besar menyisakan ruang kosong sehingga dokumen mudah bergeser dan sulit dikelompokkan dengan rapi. Sementara box terlalu kecil memaksa dokumen ditumpuk sembarangan.
Sebaiknya pilih ukuran yang sesuai dengan format dokumen yang sering disimpan, baik dokumen A4 standar, map tebal, maupun folder gantung.
4. Perhatikan Sistem Penyimpanan
Apakah box perlu ditumpuk di rak? Apakah perlu sistem labeling yang jelas? Box yang bisa ditumpuk secara stabil dan memiliki area label yang mudah diisi akan membuat sistem arsip jauh lebih mudah dikelola.
Untuk panduan lebih lengkap, artikel tentang box arsip untuk penyimpanan dokumen bisa menjadi referensi yang berguna.
5. Evaluasi Kebutuhan Jangka Panjang
Cara mengevaluasinya adalah dengan menghitung total biaya kepemilikan selama box tersebut dipakai.
Sebagai contoh, box karton seharga Rp 10.000 yang hanya bertahan 3 bulan akan menghabiskan Rp 40.000 per tahun untuk satu unit saja.
Sementara box PP board seharga Rp 60.000 yang bertahan 3 tahun hanya menghabiskan Rp 20.000 per tahun, artinya lebih hemat 50% dengan perlindungan dokumen yang jauh lebih baik.
Box Dokumen ALVAboard: Solusi Penyimpanan Arsip yang Lebih Tahan Lama!
Sebagai supplier box dokumen tepercaya di Indonesia, ALVAboard memproduksi berbagai tipe box berbahan PP board untuk kebutuhan penyimpanan arsip kantor, sekolah, dan institusi.
Semua produk terbuat dari 100% material plastik daur ulang dan bisa didaur ulang kembali, sejalan dengan prinsip Reuse, Recycle, Repeat.
Keunggulan yang dimiliki seluruh lini box dokumen ALVAboard mencakup:
- Lebih kuat dari karton dan tidak mudah penyok
- Tahan rayap dan jamur untuk penyimpanan jangka panjang
- Anti sobek meski digunakan intensif
- Mudah dilap atau dicuci untuk menjaga kebersihan
- Masa pakai lama karena bisa digunakan berulang kali
Berikut tiga varian box dokumen yang tersedia:
Document Storage Flip (34 x 23 x 26 cm)
Box penyimpanan berkas dan dokumen dengan tutup flip yang mudah dibuka tutup. Dilengkapi lubang pegangan di kedua sisi supaya mudah dipindahkan.
Spesifikasi:
- Ukuran: 34 x 23 x 26 cm
- Tebal: 3 mm
- Warna: Hitam dan Putih
- Cocok untuk dokumen A4 dan F4
- Dikirim dalam bentuk flat
Pesan sekarang via Shopee ALVAboard!
Archive Storage ANRI (37 x 19 x 27 cm)
Box arsip yang dirancang mengikuti standar pengelolaan arsip ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Cocok untuk instansi pemerintah, lembaga pendidikan, dan organisasi yang terikat regulasi pengelolaan arsip resmi.
Spesifikasi:
- Ukuran: 37 x 19 x 27 cm
- Tebal: 3 mm
- Warna: Hitam dan Putih
- Standar ukuran ANRI
- Dikirim dalam bentuk flat
Pesan sekarang di Shopee ALVAboard!
File / Document Storage (36,5 x 26,5 x 24 cm)
Box penyimpanan berkas dan alat tulis kantor dengan tutup yang rapat dan pegangan ergonomis. Dimensinya pas untuk menyimpan dokumen A4, map, dan folder. Bisa ditumpuk stabil untuk memaksimalkan penggunaan ruang rak.
Spesifikasi:
- Ukuran: 36,5 x 26,5 x 24 cm
- Tebal: 4 mm
- Warna: Hitam, Putih, dan Merah Putih
- Cocok untuk kertas folio
- Dikirim dalam bentuk flat
Pesan sekarang juga di Shopee ALVAboard!
Ketiga varian juga tersedia dengan ukuran custom yang bisa dikonsultasikan lebih lanjut sesuai kebutuhan sistem penyimpanan spesifik Anda.
Yuk, hubungi tim ALVAboard sekarang via WhatsApp +6287793102838 untuk konsultasi terkait kebutuhan box dokumen Anda dan dapatkan penawaran harga terbaik!
