Kebanyakan institusi sudah sadar arsip mereka bermasalah, tetapi solusi yang diambil sering hanya merapikan sementara, menambah rak, atau menumpuk ulang dokumen ke tempat lain.
Padahal jika tidak ada sistem box arsip untuk penyimpanan dokumen yang tepat, masalah yang sama akan terus berulang setiap beberapa bulan sekali.
Sistem penyimpanan arsip yang baik seharusnya tertata sistematis agar mudah diakses kapan pun dibutuhkan. Karena itu, dibutuhkan box penyimpanan arsip yang tepat.
Kenapa Sistem Penyimpanan Arsip yang Baik Itu Penting?
Sebab, jika sistem penyimpanan arsip berantakan, ada tiga masalah yang hampir pasti muncul berulang kali, yaitu:
- Staff menghabiskan waktu mencari dokumen yang harusnya bisa ditemukan dalam hitungan menit.
- Ketika audit atau akreditasi datang mendadak, semua orang panik karena tidak ada yang tahu dokumen ada di mana.
- Ruang penyimpanan juga semakin penuh padahal dokumen yang disimpan sebetulnya tidak bertambah banyak, hanya tidak tertata.
Tiga masalah ini kebanyakan berasal dari satu akar yang sama, yakni tidak ada sistem penyimpanan yang jelas sejak awal.
Keterbatasan Metode Penyimpanan Arsip Konvensional
Menggunakan map biasa dan rak terbuka mungkin masih bisa dilakukan bila jumlah dokumen belum terlalu banyak. Namun, seiring bertambahnya tumpukan arsip, beberapa kendala operasional biasanya mulai bermunculan seperti:
- Tiap divisi sering kali punya kebiasaan menyimpan arsipnya masing-masing sehingga sulit untuk diseragamkan.
- Ketika terjadi perubahan struktur organisasi, tata letak dokumen terpaksa harus dirombak ulang dari awal.
- Tanpa adanya sistem yang baku, masuknya dokumen-dokumen baru hanya akan membuat pengelolaan semakin rumit dan membingungkan.
- Fisik kertas menjadi lebih rentan rusak karena kurangnya perlindungan dari debu, udara lembap, maupun serangga.
Sering kali, solusi instan yang diambil institusi hanyalah menambah rak baru atau memindahkan tumpukan arsip ke ruangan lain.
Padahal, langkah ini sama sekali tidak menyelesaikan akar permasalahan, melainkan hanya menunda dan memindahkannya saja.
Mengapa Box Arsip Penting untuk Sistem Penyimpanan yang Efisien?
Setidaknya ada beberapa manfaat utamanya, yaitu:
- Pengelompokan Dokumen Jadi Lebih Jelas: Setiap box bisa diberi label berdasarkan kategori, periode, atau divisi. Melalui pengelompokan ini, dokumen yang dicari juga lebih mudah ditemukan.
- Ruang Penyimpanan Lebih Efisien: Box arsip dapat ditumpuk dengan rapi dan aman sehingga lebih menghemat kapasitas ruangan.
- Dokumen Lebih Terlindungi: Box tertutup melindungi dokumen dari debu, kelembapan, dan serangga.
- Tampilan Lebih Profesional Ruang arsip yang tertata rapi dengan box seragam mencerminkan standar administrasi yang serius.
Jenis-Jenis Box Arsip yang Umum Digunakan
Ada beberapa jenis yang paling banyak dipakai, masing-masing dengan kelebihan dan batasannya sendiri.
1. Box Arsip Kardus
Box kardus cocok untuk penyimpanan dokumen skala besar. Namun, material ini rentan terhadap kelembapan, air, dan rayap. Kurang direkomendasikan untuk penyimpanan arsip jangka panjang di ruangan yang tidak terkondisi dengan baik.
2. Box Arsip Karton Tebal
Jenis box ini biasanya diletakkan berdiri di atas meja kerja atau rak terbuka. Desainnya lebih estetik dan memudahkan untuk mengambil dokumen yang sering diakses sehari-hari. Sayangnya, kapasitas simpannya relatif kecil dan tidak didesain untuk ditumpuk tinggi di gudang.
3. Box Arsip PP Board
Box berbahan polypropylene (PP) corrugated memiliki bobot yang ringan dan bisa dilipat seperti kardus, tetapi kuat, ringan, anti air, tahan rayap & jamur, dan bisa digunakan berkali-kali. Jenis ini sangat direkomendasikan untuk efisiensi ruang dan investasi penyimpanan jangka panjang yang lebih aman.
Bagaimana Memilih Box Dokumen Arsip yang Tepat?
Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat memilihnya:
1. Sesuaikan Material dengan Durasi Penyimpanan
Jika dokumen hanya disimpan untuk waktu singkat, kardus biasa mungkin sudah cukup.
Namun, untuk arsip jangka panjang atau permanen (seperti dokumen legal, sertifikat, dan data finansial), pastikan memilih material yang awet, tahan air, dan anti serangga seperti PP board.
2. Perhatikan Ukuran dan Kapasitas
Pastikan dimensi box pas dengan jenis standar kertas yang dimiliki (A4, Folio/F4, atau ordner).
Box yang terlalu longgar bisa membuat dokumen di dalamnya merosot dan melengkung, sedangkan yang terlalu sempit justru akan merusak ujung kertas.
3. Kekuatan Menahan Beban
Demi efisiensi tata ruang, box arsip umumnya akan ditumpuk tinggi di atas rak atau palet. Pilihlah box dengan struktur dan ketebalan material yang kokoh agar box di tumpukan paling bawah tidak penyok.
4. Evaluasi Kondisi Lingkungan Ruang Penyimpanan
Kenali kondisi fisik ruang atau gudang arsip Anda. Jika ruangan cenderung lembap, tidak memiliki pengatur suhu (AC), berdebu, atau memiliki rekam jejak hama (seperti rayap atau tikus), mutlak diperlukan box dengan penutup yang rapat dan berbahan non-kertas.
Box Arsip ALVAboard untuk Sistem Penyimpanan Dokumen yang Rapi & Awet
Sistem pengelolaan arsip institusi yang baik tidak bisa dibangun hanya dengan menambah rak atau merapikan tumpukan dokumen.
Box arsip untuk penyimpanan dokumen yang tepat adalah bagian dari sistem yang membuat dokumen mudah dikelola, mudah ditemukan, dan terlindungi dalam jangka panjang.
ALVAboard punya tiga pilihan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan institusi:
Document Storage Flip
Cocok untuk dokumen yang sering diakses sehari-hari. Dilengkapi handle dan tutup flip yang praktis dibuka tutup. Ukuran 34 x 23 x 26 cm pas untuk dokumen A4 maupun F4.
Pesan sekarang via Shopee ALVAboard dan rapikan dokumen harian Anda!
File/Document Storage
Pilihan serbaguna untuk kantor, sekolah, maupun rumah. Dilengkapi lubang handle semi tertutup untuk memudahkan perpindahan box. Ukuran 36,5 x 26,5 x 24 cm cocok untuk kertas folio, tersedia dalam warna hitam, putih, dan merah putih dengan ketebalan 4 mm.
Dapatkan box file ini sekarang juga di Shopee ALVAboard!
Archive Storage ANRI
Ditujukan untuk institusi yang butuh standar penyimpanan arsip yang baku. Ukurannya mengacu pada standar ANRI di 37 x 19 x 27 cm, cocok untuk kampus, kantor pemerintahan, maupun lembaga yang punya kebutuhan pengarsipan resmi.
Penuhi kebutuhan pengarsipan resmi institusi Anda dengan memesannya di Shopee ALVAboard!
Ketiganya terbuat dari PP board / polypropylene ALVAboard kualitas premium, anti air, anti jamur, anti rayap, tahan benturan, dan bisa digunakan hingga ratusan kali.
Yuk, konsultasikan kebutuhan box penyimpanan arsip institusi Anda langsung dengan tim ALVAboard melalui WhatsApp +6287793102838 sekarang juga!
