Audit tahunan memegang peranan dalam menjaga transparansi dan akuntabilitas sebuah perusahaan. Namun, tantangan terbesar sering kali bukan pada proses audit itu sendiri, melainkan pada manajemen arsip sebelumnya.
Ada banyak masalah yang menjadi mimpi buruk bagi tim keuangan dan administrasi, seperti penumpukan dokumen di gudang, kesulitan mencari bukti transaksi spesifik, hingga risiko kehilangan arsip penting akibat kerusakan fisik.
Untuk mengatasi masalah ini, diperlukan sistem penyimpanan dokumen audit yang aman dan tahan lama. Inilah panduan lengkapnya.
Memahami Dasar-Dasar Arsip Audit
Dokumen audit mencakup laporan keuangan, bukti transaksi, faktur pajak, hasil verifikasi internal, hingga korespondensi hukum.
Secara regulasi, perusahaan memiliki kewajiban hukum untuk menyimpan dokumen-dokumen ini dalam jangka waktu tertentu, umumnya antara 5 hingga 10 tahun, tergantung peraturan perpajakan dan kebijakan perusahaan.
Tujuan audit ini memastikan kemudahan akses saat dibutuhkan, menjaga keamanan data sensitif, dan menjamin kesiapan perusahaan saat menghadapi audit eksternal.
Langkah Menyusun Sistem Penyimpanan Dokumen Audit
Agar proses audit berjalan mulus, sistem pengarsipan harus disusun secara strategis. Berikut langkah-langkahnya:
1. Klasifikasi dan Indeksasi Dokumen
Pisahkan dokumen berdasarkan periode tahun buku, jenis audit (internal vs eksternal), dan kategori dokumen. Misalnya, Bukti Kas Keluar, Faktur Penjualan, Perjanjian Kerjasama.
Setelah diklasifikasikan, terapkan sistem penamaan (labeling) yang konsisten. Indeksasi yang baik akan memangkas waktu pencarian dokumen dari berjam-jam menjadi hitungan menit.
2. Memilih Wadah Penyimpanan Fisik yang Tepat
Dokumen fisik berbahan kertas sangat rentan terhadap kelembapan, air, rayap, dan jamur. Menggunakan kardus bekas atau karton biasa untuk menyimpan dokumen penting selama 10 tahun sangat berisiko karena bahan tersebut mudah menyerap air dan disukai hama.
Solusinya, gunakan box dokumen ALVAboard. Terbuat dari bahan Polypropylene (PP) Board, box penyimpanan ALVAboard memiliki keunggulan dibandingkan kardus konvensional, di antaranya:
- Anti Air dan Tahan Lembap: Menjaga dokumen tetap kering meski gudang penyimpanan lembap.
- Tahan Rayap: Material plastik berongga ini tidak disukai hama perusak kertas.
- Tahan Lama: Kuat, tidak mudah sobek, dan bisa ditumpuk tanpa penyok.
3. Integrasi Fisik dan Digital
Terapkan sistem hybrid. Simpan dokumen fisik asli di dalam box penyimpanan ALVAboard yang aman sebagai bukti legal utama.
Di saat yang sama, lakukan digitalisasi berupa scan dokumen penting dan simpan dalam format PDF di cloud perusahaan sebagai cadangan (backup) untuk akses cepat sehari-hari.
Tips Mengoptimalkan Efisiensi Arsip Jangka Panjang
Agar sistem arsip tetap berjalan baik dari tahun ke tahun, perhatikan hal berikut:
- Standarisasi Label: Gunakan format label seragam pada setiap kotak arsip. Contoh: TAHUN – DIVISI – JENIS DOKUMEN – NOMOR URUT.
- SOP dan Penanggung Jawab: Tetapkan SOP pengarsipan yang jelas dan tunjuk staf khusus sebagai penanggung jawab (PIC) arsip.
- Jadwal Review: Terapkan jadwal tahunan untuk meninjau arsip. Lakukan pemusnahan arsip yang sudah melewati masa retensi wajib untuk menghemat ruang penyimpanan.
Keuntungan Sistem Penyimpanan Dokumen Audit yang Rapi
Menerapkan sistem yang terorganisir dengan wadah penyimpanan berkualitas memberikan dampak positif langsung bagi perusahaan, yaitu:
- Efisiensi Waktu: Akses data lebih cepat dan akurat sehingga tim auditor tidak membuang waktu menunggu dokumen.
- Meningkatkan Kepercayaan: Kerapian arsip meningkatkan citra profesionalisme dan integritas di mata auditor eksternal.
- Mitigasi Risiko: Mengurangi risiko denda atau sanksi hukum akibat hilangnya dokumen pendukung saat pemeriksaan pajak.
- Keamanan Aset: Memastikan dokumen fisik terlindungi dari kerusakan berkat penggunaan wadah berkualitas tinggi.
Baca Juga: Bin Box untuk Solusi Penyimpanan Praktis dan Tahan Lama
FAQ Seputar Penyimpanan Dokumen Audit
Berapa lama dokumen audit harus disimpan?
Umumnya dokumen keuangan dan perpajakan wajib disimpan selama 5–10 tahun, sesuai dengan regulasi di Indonesia dan kebijakan internal perusahaan.
Apa solusi terbaik agar dokumen audit tidak cepat rusak, lembap, atau berjamur?
Hindari kardus kertas. Gunakan kotak arsip berbahan PP Board seperti box penyimpanan dokumen dari ALVAboard.
Box dokumen ALVAboard anti air, tahan rayap, dan tidak mudah sobek. Sangat cocok untuk penyimpanan dokumen audit jangka panjang di gudang.
Apakah penyimpanan digital bisa menggantikan dokumen fisik?
Secara operasional bisa, tetapi untuk keperluan legal dan audit mendalam, dokumen fisik asli (hardcopy) tetap wajib disimpan dan ditunjukkan. Digitalisasi berfungsi sebagai pelengkap dan backup saja.
Kesimpulan
Penyimpanan dokumen audit yang efektif sangat penting bagi kepatuhan dan efisiensi perusahaan. Jangan biarkan arsip penting Anda rusak termakan usia atau kondisi lingkungan yang buruk.
Pastikan dokumen audit Anda aman, rapi, dan tahan lama dengan disimpan di box dokumen ALVAboard berbahan PP Board. Kuat, anti air, tahan rayap, dan ramah lingkungan!
Segera hubungi tim ALVAboard sekarang via WhatsApp untuk konsultasi dan pemesanan lebih lanjut!
